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“Todavia, nada parece mais real e imutável do que o tempo e a sua passagem. Nada parece mais constrangedor do que as limitações do tempo. E nada parece mais poderoso do que a nossa vontade de viver, de viver mais, de viver para sempre e de não desaparecer na profana infinitude do tempo sem fim.” Jacob Needleman
Como gostaria de encontrar o tempo que os outros “perdem”, “fazem”, “queimam” e “matam…”. O tempo é o bem mais escasso da atualidade. Quem não se queixa de…falta de tempo…
 
Porque será que o tempo é um fator pouco considerado e estupidamente consumido? Para alguns é um verdadeiro negócio já que, em muitos casos, somos obrigados a comprar tempo para…ganhar tempo.
 
Na clandestinidade, muitos “vendem tempo” através de soluções tornadas imediatas.
Parece que vivemos num tempo sempre adiado prometendo para nós mesmos que a seguir será diferente.
 
Queremos gerir o tempo, mas apenas conseguimos equacionar um “tempo de promessas”, no qual os minutos não têm segundos, as horas são extraordinárias, os dias não têm relógio e os anos são os… seguintes.
 
Procuramos desesperadamente uma qualquer 25.a hora capaz de realizar a nossa inquietação perante um agora demasiado rápido e sempre insatisfeito.
 
A degradação da qualidade de vida está presente em cada um de nós e na forma como nos vamos relacionando uns com os outros.
 
Corremos atrás tempo, queixando-nos da sua escassez. Não temos tempo para nós nem para a família e, muito menos, para os outros.Vale a pena perguntar que atenção prestamos aos que trabalham connosco? E como os consideramos? Que tempo temos para a família? E para os amigos?
 
O fator que mais influenciou a alteração da atitude do homem face à dimensão temporal são as novas tecnologias. A Internet e o correio eletrónico tornaram a troca de informação quase que instantânea. Viajar longas distâncias tornou-se mais rápido e barato. O aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas eleva-nos a pressão no nosso tempo e a questionar a nossa eficácia pessoal e o que deve ser entendido por tal.
 
Embora possa desagradar às pessoas com fama de eficazes, a eficácia não implica forçosamente uma inteligência brilhante: casos há de pessoas eficazes que são medianamente inteligentes enquanto pessoas prodigiosamente inteligentes são totalmente ineficazes.
 
A eficácia é, antes de mais, uma aptidão ou, mais exatamente ainda, a síntese ou a dosagem de várias aptidões, algumas até contraditórias:
  • A primeira é a faculdade de explorar ao máximo os seus recursos.
  • A segunda é a de o fazer com uma economia ótima de meios.
  • A terceira é a de o fazer no mínimo tempo.
Não será uma condição para o sucesso que a eficácia se venha juntar aos conhecimentos, à inteligência, ao julgamento, à experiência? Quantos são aqueles que possuem estas últimas qualidades e falham por não possuir a primeira: a EFICÁCIA!
 
Não se trata, portanto, de pretender que a eficácia por si só chegue para atenuar a carência de outras faculdades. Ela é, antes de mais, complemento indispensável, uma condição necessária, mas não suficiente para a obtenção do sucesso.
 
Constatamos que a eficácia faz apelo, à parte de certa disposição de espírito, a noções simples – senão simplistas – terra a terra, sem ostentação, a meios o mais frequentemente apenas materiais.Estes meios não substituem a inteligência, a imaginação, o julgamento: a implementação destes meios requer:
  1. Reflexão, para alcançar uma visão suficientemente elevada e clara dos objetivos a atingir, das tarefas a executar, dos deveres e das responsabilidades a assumir e elaborar um verdadeiro inventário, constantemente atualizado por um lado e presente no espírito por outro.
  2. Método, para hierarquizar os diferentes elementos deste inventário, atribuindo-lhes um valor relativo uns em relação aos outros para ordenar em função das possibilidades imediatas ou futuras, das contingências externas, da disponibilidade de outros, etc..
  3. Reflexos, para agir depressa e no momento oportuno.
  4. Controlo, para verificar, ajustar e endireitar, quando necessário, a ação empreendida.
E constatamos sem, no entanto, nos regozijarmos ou admirar que este processo se assemelha ao de gestão automatizada:
  • Programação (reflexão)
  • Tratamento da informação (método)
  • Exploração dos resultados (reflexo)
  • Controlo dos resultados (controlo)Não se revela necessário investigar este paralelo, não fosse apenas pelo desejo de permanecer aquilo que somos e de não nos transformarmos em robots que a técnica aplicadamente se encarrega de nos fornecer. Mas, este paralelo irá, no entanto, contribuir para nos ajudar nessa procura de uma eficácia propriamente humana, a partir do momento em que a pretendemos não como um fim por si só, mas como um meio de estar mais livre e mais disponível para nos consagrarmos plenamente à nossa vida de humanos

Saber distinguir a importância das Tarefas

Saber distinguir a importância das tarefas que temos de realizar torna-se numa ferramenta basilar para uma boa eficácia pessoal. Existem dois tipos de tarefas:
 
– As qualitativas, de natureza mais difícil, exigem tempo para reflexão, raciocínio e pensamento;
 
– As quantitativas, de dificuldade média ou baixa, mas que têm de ser feitas em grande quantidade e num curto espaço de tempo;
 
Assim, o primeiro passo a dar consiste na definição de quais as tarefas que devo dar prioridade, distinguindo entre as que são importantes e as urgentes.
 
A clarificação da função a desempenhar é outro dos alicerces de uma boa gestão eficaz do tempo. Se a pessoa não sabe onde começa e onde acaba a sua responsabilidade profissional, pode levar à duplicação ou sobreposição de funções ou tarefas que originam, inevitavelmente, desperdício de tempo.

Comunicar com rapidez e eficácia...

Uma comunicação clara e direta é mais um dos ingredientes necessários para uma boa produtividade pessoal. É recomendável que as organizações adotem estruturas achatadas e eliminem a hierarquia excessiva, porque atrasa a velocidade da comunicação. Neste plano, as empresas portuguesas ainda primam por uma estrutura burocrática e que os seus processos de trabalho não estão organizados para otimizar a utilização do tempo. O ambiente das organizações também influencia a forma como as pessoas gerem o tempo. É um facto que em muitas empresas, por exemplo, trabalhar muitas horas é sinal de dedicação e de muita produção e ter tempo livre pode ser interpretado como falta de empenho.

5 Princípios diretores da procura de eficácia

A eficácia pode ser obtida ou melhorada a partir:
  1. Da organização dos seus trabalhos pessoais;
  2. Da organização da sua documentação;
  3. Da organização das suas relações com o meio envolvente: superiores, subordinados, terceiros;
  4. Da organização do seu horário;
  5. Da organização do seu local de trabalho;

Sete Princípios do bom Gestor do Tempo

  1. Definir claramente os objetivos a atingir, a função a desempenhar e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à atividade a realizar.
  2. Ter uma boa agenda, onde são escritos todos os compromissos e tarefas a realizar.
  3. Saber gerir os outros de forma a minimizar e controlar as interrupções, feche a porta e isole-se. Se trabalha num open space, a solução poderá passar, se possível, por mudar- se para outra sala. Caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado/a. Se recebe muitos telefonemas, peça para encaminhar para um colega. Saiba dizer “não” com amabilidade.
  4. Saiba delegar tarefas. Além de ficar com mais tempo e de se preocupar menos com questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o/a rodeiam.
  5. Definir prioridades. Saiba distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante.
  6. As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas.
7. É imprescindível muita autodisciplina.

Plano de Emergência

  1. Organize eficientemente o seu espaço de trabalho. Comece pela secretária, arranjando um esquema para não perder nada no meio do monte de papel.
  2. Pense na sua secretária como uma linha de montagem. A matéria prima – muitas vezes sob a forma de papel – vem de um lado para ser tratada por uma máquina (a sua cabeça), antes de ser enviada para a etapa seguinte. Para ser eficaz, analise os documentos logo que chegam ás suas mãos: se forem urgentes, entre em ação e delegue-os logo. Coloque os papéis não urgentes e pendentes em locais separados.
  3. Os objetos do seu espaço de trabalho devem estar adaptados a si. Reflita sobre os seus planos de trabalho e qual o objetivo do seu escritório. O seu espaço de trabalho deverá conter apenas os arquivos que usa regularmente. Mantenha-os perto da sua secretária para não ter de se levantar para pegar neles.
  4. Visite a sua lista de tarefas diariamente, riscando os assuntos que termina, acrescentando novas tarefas e realçando items, se as suas prioridades mudarem. Agrupe tarefas semelhantes, ponha um asterisco junto a um telefonema, uma cruz ao lado de cartas importantes e realçando reuniões que tem de preparar. Assim verá, rapidamente, o que tem de fazer. Faça uma lista semelhante para as tarefas domésticas.

Não se esqueça...

de exercício físico. O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como atualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição (sentados). Reserve tempo para fazer exercício físico assim como para uma reunião, atribuindo-lhe o mesmo grau de importância
 
….de uma alimentação saudável. Pense naquilo que come e a que horas o faz. Comece o dia com um bom pequeno almoço, e termine com uma refeição leve. Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade
 
….de prevenir o stress. Se tiver uma gestão de tempo muito rígida e inflexível, isso poderá ser uma fonte causadora de stress. Adapte-se às mudanças com naturalidade. Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. Planear as atividades é bom para a nossa psique, pois permite-lhe comandar o tempo. Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo. Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress.

Gerir bem o tempo é gerir bem a vida!” 

Ana Sousa